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7/22/2016

因工作中碰到的时间格式而想到的



在无休止的忙碌中,我发现今天打印的工作内容中日期的分隔符在被领导校对时由“-”调整成了“.”。因此我决定跟她讲讲我使用“-"而不是“.”作为日期分隔符的原因。最后她同意了我的做法。

首先介绍下我工作的内容和背景:
1. 我的工作需要使用微软的 Office Excel,我使用的操作系统还比较古老,是 Windows XP SP3;
2. 很多时候会涉及制作需要填写日期的文件;
3. 偶尔还需要对做的内容按时间归类、统计一番(现在的工作这类内容极少,以前的工作中可是极为频繁)

下面我把我的原因详细地说一下:
0. 以下内容中,YYYY或YY指的是年,MM指月,DD指日。
1. 多数人的计算机都是中文版的操作系统,而操作系统中都会有语言、区域设置。默认情况下这些设置都是跟系统语言相对应的。比如设置为简体中文,那么默认的区域设置是“中文(简体,中国)。其中日期显示顺序是“YYYY-MM-DD”(XP中是如此,后期版本似乎默认变成了“/”),时间是24小时制。如果设置成“英语(英国)”,那么则变成“DD/MM/YYYY”的顺序。

2. Excel 默认会遵从系统的区域设置,因此如果设置为“年-月-日”的格式,在 Excel 单元格按照此格式输入数字时,会自动将其转化为日期。如果此时输入的是 ##.##.## 的格式,那么 Excel 是不会将其看作日期的。这时问题就出来了,如果你在文档中使用了 yyyy.mm.dd 格式的日期,而 Excel 默认的格式恰巧是 yyyy-mm-dd,那么在你想按照你输入的日期分类汇总、筛选数据,或作图时,Excel 就无法正确给出你想要的结果了。当然修改办法很多,比如用查找替换功能,或者干脆修改日期格式。

3. 为什么非要按照格式输入日期呢?
比如甲的计算机日期格式为 DD-MM-YYYY,而乙的设置为 YYYY/DD/MM,丙默认则是 D/M/YY。如果甲在Excel中输入了一个日期,2016年2月12日,格式为2016.2.12,他把文件传给乙编辑,乙发现甲的格式不对,又改成了2016.12.2,她又将文件传给丙编辑,丙无奈又一次将日期修改成12/2/16。如此既浪费时间,又容易出错。
如果按照预设的日期格式输入日期,则没有这么多问题。甲输入12-2-2016,乙打开文件后就会发现日期已显示为 2016/12/02,而丙打开则会显示为 12/2/16。这是多么的方便!

4. 既然格式有那么多,为什么非要用“-”做分隔符,而不用“.”或“/”呢?
第一,在微软的 Excel 里,“-”和“/”格式的日期时,Excel 会自动将其转化为预设的日期格式。比如预设格式为 YYYY-MM-DD,输入 YYYY/MM/DD 后就会自动转换为前者。反之亦然。但是如果输入 YYYY.MM.DD,是不会被转换的,并且默认数字分类为“常规”。前两者都会自动设置为“日期”。
第二,从输入速度上,“-”恰好跟数字在一排上,输入时手指移动距离更小,输入更方便。

原因解释完毕。总结下来就是简单的几句:
1. 使用 Excel 时,如果遇到日期的输入,建议首先了解一下自己系统的预设日期格式(不知道有多少白领会专门看过自己系统的设置,顺便一说:我是蓝领。);
2. 尽量使用“-"作为日期分隔符,如果不习惯,那也可以考虑把系统的日期格式按个人喜好和习惯调整;
3. 如果觉得以上1和2条太麻烦的话,那就像我一样按 Ctrl+; 输入当前日期吧;
4. 如果你认为以上3条“影响”了你的工作效率,导致你的领导给你多加任务的话,那就看看,乐呵一下好了。

20160722 11:52PM